As empresas a cada dia mais investem em inteligência de negócios para ganhar mais competitividade diante da concorrência. Os softwares de gestão de dados e os que auxiliam na automação do ambiente de tecnologia da informação não são mais apenas uma tendência, eles se tornam a cada vez mais necessários para a estratégia do negócio.
Para responder às demandas dos clientes e às constantes mudanças do mercado, é interessante que a organização invista em processos que propiciem a gestão ágil, por exemplo, a automação do ambiente de TI. Neste artigo, separamos cinco passos para adotar recursos de otimização de rotina de trabalho e beneficiar a todos os setores da companhia.
1- Identifique os processos de TI
A primeira questão a ser considerada é os processos de TI que podem ser automatizados, então é necessário mapear todos eles. Você pode fazer isso pensando em todas as entregas que o setor de tecnologia faz para as outras equipes e os fluxos de trabalho envolvidos, a partir disso, é possível identificar o que pode ser otimizado, veja a seguir alguns exemplos em que a automação funciona bem.
Suporte
Esse exemplo pode ser considerado primeiramente para o suporte aos funcionários da empresa. A área de Tecnologia da Informação costuma ser a responsável pelo gerenciamento e a manutenção dos sistemas e infraestrutura, então a otimização dos chamados internos a partir de softwares de gestão de chamados pode reduzir o tempo gasto com esse procedimento.
Também é possível considerar suporte aos serviços prestados ou manutenção de produtos comercializados. Nesse caso a automação da comunicação pode ser útil como o uso de chatboats, de respostas automáticas de e-mails, ou ainda de sistemas online programados para responder as perguntas mais frequentes.
Os softwares que possibilitam as respostas automáticas por qualquer canal também permitem que a empresa reúna o histórico das principais ocorrências. Com isso, é possível melhorar sempre as respostas e ganhar mais agilidade à medida que a automação se torna mais eficiente no recurso em que foi aplicada.
Fluxos operacionais
Os fluxos de trabalhos das equipes podem ser otimizados ao pensar em etapas da rotina operacional que podem ser eliminadas com objetivo de aumentar a produtividade. É muito comum lembrarmos dos processos de automação industrial na produção de bens de consumo, mas podemos pensar também nas rotinas de escritório.
Um exemplo é a emissão de notas fiscais, há sistemas que realizam essa função e poupam tempo do departamento financeiro. Também podemos considerar a facilitação da rotina da equipe de vendas com ações como a automação da coleta de pedidos e da elaboração de orçamentos, por exemplo.
Rotinas de backup
As empresas têm investido a cada dia mais em gestão da informação, pois o conhecimento da empresa e o fácil acesso aos dados estratégicos é um importante ativo para a tomada de decisões. A automação de backups, que pode ser feita em cloud computing, garante a segurança dos dados e a sua recuperação, se necessário.
Proteção de dados
A automação pode ser muito útil para a segurança da informação ao proteger os materiais da empresa, pois a partir dela é possível monitorar o acesso ao banco de dados, assim como permiti-lo ou restringi-lo aos funcionários. Com esse processo é possível garantir a integridade e a segurança do conhecimento da organização, como também agir em caso de crises.
Gestão da informação
Os softwares de business intelligence ajudam a gerenciar o alto volume de dados que as organizações possuem e automatizam a produção de relatórios. Eles organizam o conhecimento em reports e gráficos para dashboards para que os executivos tenham acesso às informações de maneira rápida e as assimile com objetividade, sem perder tempo buscando o que precisam em materiais espalhados ou não padronizados.
É interessante analisar quais sistemas da empresa podem ser integrados e como as informações podem ser padronizadas e unificadas, tudo isso pode eliminar etapas desnecessárias no fluxo de trabalho das equipes. A governança de dados da organização conta com recursos tecnológicos para que a produtividade e a agilidade dos processos sejam sempre as prioridades. Acompanhamento dos resultados.
A partir da coleta e armazenamento de dados é possível acompanhar as métricas e os KPIs de todos os setores da organização, assim como o andamento dos seus objetivos estratégicos. A tecnologia permite que esses indicadores sejam acompanhados em tempo real de maneira simplificada por meio das informações inseridas diariamente nos sistemas, com isso, é possível corrigir ações táticas e estratégicas que não caminham como o esperado.
2 – Identifique as tarefas repetitivas
Depois de mapear todos os serviços da empresa em que a área de tecnologia está envolvida, é hora de analisá-los individualmente para identificar o que pode ser otimizado. Quase todas as tarefas repetitivas e muitas das situações que acontecem com constância podem ser automatizadas.
3 – Conheça os softwares
Nesse ponto, é interessante conhecer as possibilidades de softwares que podem ajudar com a automação das rotinas de tecnologia da informação, o investimento em sistemas apropriados e, se necessário, em uma consultoria especializada na implantação deles, trará muitos ganhos para a empresa. Alguns exemplos de softwares, Selenium, Terraform, Ansible, Chef, entre outras.
4 – Envolva as equipes
Quando a fase do planejamento chega ao final e a implantação dos sistemas e processos de automação se inicia, é hora de treinar as equipes no uso das novas funcionalidades. É importante que representantes de todas as áreas contêm detalhadamente sobre as suas rotinas para que elas possam ser pensadas em sequências lógicas e automatizadas.
É muito fácil envolver as equipes, pois todos ganham em termos de tempo e resultados com a otimização de processos, porém tudo que é novo pode gerar desconfiança. Uma maneira de encorajar a participação de todos é comunicar os benefícios conquistados com esse trabalho, como o aumento da produtividade e melhoria na qualidade da entrega.
Outro benefício é o tempo ganho para focar em assuntos mais estratégicos, uma vez que as tarefas mais burocráticas e mecânicas da rotina são assumidas por computadores. As equipes precisam acompanhar os processos para monitorá-los e interferir nas etapas em que é necessário realizar ações manuais.
Por último, ainda falando em equipe, é importante pensar nas funções que os profissionais da área de tecnologia da informação vão assumir durante esse processo de análise, implantação e monitoramento da automação dos processos. É preciso analisar qual o background da equipe e avaliar a necessidade de contratar profissionais especializados para acertar mais nas primeiras etapas.
5 – Monitore e aprimore
Depois que a companhia adere a processos automatizados é necessário, como em qualquer planejamento, o acompanhamento e o monitoramento dos resultados. Embora a otimização de rotina reduza erros, pode ser que haja pontos que podem ser aprimorados ou adicionados ao programa, ou seja, esse é um processo contínuo.
É essencial pensar na automação das rotinas de tecnologia para que os executivos não percam tempo com as tarefas burocráticas e permaneçam mais focados na estratégia do negócio, inclusive os da área de TI. Agora que você já conhece os principais passos para tornar os processos da sua organização mais ágeis, é hora de começar o planejamento mapeando o que pode ser otimizado e, com isso, ganhar mais competitividade no seu segmento de atuação.
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