Las empresas invierten cada día más en inteligencia de negocios para ser más competitivas frente a la competencia. Los software de gestión de datos y aquellos que ayudan a automatizar el entorno de las tecnologías de la información ya no son sólo una tendencia, sino que se vuelven cada vez más necesarios para la estrategia empresarial.

Para responder a las demandas de los clientes y a los constantes cambios del mercado, es interesante que la organización invierta en procesos que permitan una gestión ágil, por ejemplo, la automatización del entorno TI. En este artículo hemos separado cinco pasos para adoptar recursos que optimicen su rutina de trabajo y beneficien a todos los sectores de la empresa.

1- Identificar los procesos de TI

La primera cuestión a considerar son los procesos de TI que se pueden automatizar, por lo que es necesario mapearlos todos. Puedes hacer esto pensando en todas las entregas que el sector tecnológico realiza a otros equipos y los flujos de trabajo involucrados, a partir de esto es posible identificar qué se puede optimizar, vea a continuación algunos ejemplos donde la automatización funciona bien.

Soporte

Este ejemplo se puede considerar principalmente para apoyar a los empleados de la empresa. El área de Tecnologías de la Información suele ser responsable de la gestión y mantenimiento de los sistemas e infraestructura, por lo que optimizar las llamadas internas mediante un software de gestión de llamadas puede reducir el tiempo dedicado a este trámite.

También es posible considerar soporte por servicios prestados o mantenimiento de productos vendidos. En este caso, la automatización de la comunicación puede resultar útil, como el uso de chatboats, respuestas automáticas a correos electrónicos o incluso sistemas online programados para responder a las preguntas más frecuentes.

El software que permite respuestas automáticas a través de cualquier canal también permite a la empresa recopilar el historial de los principales sucesos. Con esto, es posible mejorar siempre las respuestas y ganar más agilidad a medida que la automatización se vuelve más eficiente en el recurso al que se aplicó.

Flujos operativos

Los flujos de trabajo del equipo se pueden optimizar pensando en pasos de la rutina operativa que se pueden eliminar para aumentar la productividad. Es muy común recordar procesos de automatización industrial en la producción de bienes de consumo, pero también podemos pensar en rutinas de oficina.

Un ejemplo es la emisión de facturas, existen sistemas que realizan esta función y ahorran tiempo al departamento de finanzas. También podemos considerar facilitar la rutina del equipo comercial con acciones como automatizar la recogida de pedidos y preparar presupuestos, por ejemplo.

Rutinas de respaldo

Las empresas invierten cada día más en la gestión de la información, ya que el conocimiento de la empresa y el fácil acceso a datos estratégicos es un activo importante para la toma de decisiones. La automatización de las copias de seguridad, que se puede realizar en la computación en la nube, garantiza la seguridad y recuperación de los datos, si es necesario.

Protección de Datos

La automatización puede ser muy útil para la seguridad de la información al proteger los materiales de la empresa, ya que permite monitorear el acceso a la base de datos, así como permitirlo o restringirlo a los empleados. Con este proceso se logra garantizar la integridad y seguridad del conocimiento de la organización, así como actuar en caso de crisis.

Gestión de la información

El software de inteligencia empresarial ayuda a gestionar el gran volumen de datos que tienen las organizaciones y automatiza la producción de informes. Organizan el conocimiento en informes y gráficos para paneles de control, de modo que los ejecutivos puedan acceder a la información rápidamente y asimilarla objetivamente, sin perder tiempo buscando lo que necesitan en materiales dispersos o no estándar.

Es interesante analizar qué sistemas de la empresa se pueden integrar y cómo se puede estandarizar y unificar la información, todo lo cual puede eliminar pasos innecesarios en el flujo de trabajo de los equipos. El gobierno del dato de la organización se apoya en recursos tecnológicos para que la productividad y la agilidad de los procesos sean siempre prioridades. Resultados del seguimiento.

Al recopilar y almacenar datos, es posible monitorear las métricas y KPI de todos los sectores de la organización, así como el progreso de sus objetivos estratégicos. La tecnología permite monitorear estos indicadores en tiempo real de manera simplificada a través de la información ingresada diariamente a los sistemas, permitiendo corregir acciones tácticas y estratégicas que no salen como se esperaba.

2 – Identificar tareas repetitivas

Luego de mapear todos los servicios de la empresa en los que está involucrada el área de tecnología, llega el momento de analizarlos individualmente para identificar qué se puede optimizar. Casi todas las tareas repetitivas y muchas situaciones que suceden constantemente se pueden automatizar.

3 – Conozca el software

Llegados a este punto, es interesante conocer las posibilidades de un software que pueda ayudar en la automatización de las rutinas de las tecnologías de la información, invertir en sistemas adecuados y, si es necesario, en una consultoría especializada en su implementación, traerá muchas ganancias a la empresa. Algunos ejemplos de software, Selenium, Terraform, Ansible, Chef, entre otros.

4 – Involucrar a los equipos

Cuando finaliza la fase de planificación y comienza la implementación de sistemas y procesos de automatización, llega el momento de formar a los equipos sobre cómo utilizar las nuevas funcionalidades. Es importante que los representantes de todas las áreas proporcionen detalles sobre sus rutinas para que puedan pensarse en secuencias lógicas y automatizadas.

Es muy fácil involucrar a los equipos, ya que todos ganan en tiempo y resultados con la optimización de los procesos, pero cualquier novedad puede generar desconfianza. Una forma de fomentar la participación de todos es comunicar los beneficios obtenidos de este trabajo, como una mayor productividad y una mejor calidad de entrega.

Otro beneficio es el ahorro de tiempo para centrarse en asuntos más estratégicos, ya que las tareas rutinarias más burocráticas y mecánicas son asumidas por las computadoras. Los equipos deben seguir los procesos para monitorearlos e intervenir en los pasos donde se deben realizar acciones manuales.

Finalmente, aún hablando de equipos, es importante pensar en los roles que asumirán los profesionales de las tecnologías de la información durante este proceso de análisis, implementación y seguimiento de la automatización de procesos. Es necesario analizar los antecedentes del equipo y valorar la necesidad de contratar profesionales especializados para acertar en las primeras etapas.

5 – Monitorear y mejorar

Una vez que la empresa se adhiere a procesos automatizados, es necesario, como en cualquier planificación, monitorear y monitorear los resultados. Aunque la optimización de rutina reduce los errores, puede haber puntos que se pueden mejorar o agregar al programa, lo que significa que este es un proceso continuo.

Es fundamental pensar en automatizar las rutinas tecnológicas para que los ejecutivos no pierdan tiempo con tareas burocráticas y permanezcan más enfocados en la estrategia empresarial, incluidos los del área de TI. Ahora que conoces los principales pasos para agilizar los procesos de tu organización, es momento de comenzar a planificar, trazando lo que se puede optimizar y, como resultado, ganar más competitividad en tu segmento.

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