Las empresas invierten cada d\u00eda m\u00e1s en inteligencia de negocios para ser m\u00e1s competitivas frente a la competencia. Los software de gesti\u00f3n de datos y aquellos que ayudan a automatizar el entorno de las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n ya no son s\u00f3lo una tendencia, sino que se vuelven cada vez m\u00e1s necesarios para la estrategia empresarial.<\/p>\n\n\n\n
Para responder a las demandas de los clientes y a los constantes cambios del mercado, es interesante que la organizaci\u00f3n invierta en procesos que permitan una gesti\u00f3n \u00e1gil, por ejemplo, la automatizaci\u00f3n del entorno TI. En este art\u00edculo hemos separado cinco pasos para adoptar recursos que optimicen su rutina de trabajo y beneficien a todos los sectores de la empresa.<\/p>\n\n\n\n
1- Identificar los procesos de TI<\/strong><\/p>\n\n\n\n La primera cuesti\u00f3n a considerar son los procesos de TI que se pueden automatizar, por lo que es necesario mapearlos todos. Puedes hacer esto pensando en todas las entregas que el sector tecnol\u00f3gico realiza a otros equipos y los flujos de trabajo involucrados, a partir de esto es posible identificar qu\u00e9 se puede optimizar, vea a continuaci\u00f3n algunos ejemplos donde la automatizaci\u00f3n funciona bien.<\/p>\n\n\n\n Soporte<\/p>\n\n\n\n Este ejemplo se puede considerar principalmente para apoyar a los empleados de la empresa. El \u00e1rea de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n suele ser responsable de la gesti\u00f3n y mantenimiento de los sistemas e infraestructura, por lo que optimizar las llamadas internas mediante un software de gesti\u00f3n de llamadas puede reducir el tiempo dedicado a este tr\u00e1mite.<\/p>\n\n\n\n Tambi\u00e9n es posible considerar soporte por servicios prestados o mantenimiento de productos vendidos. En este caso, la automatizaci\u00f3n de la comunicaci\u00f3n puede resultar \u00fatil, como el uso de chatboats, respuestas autom\u00e1ticas a correos electr\u00f3nicos o incluso sistemas online programados para responder a las preguntas m\u00e1s frecuentes.<\/p>\n\n\n\n El software que permite respuestas autom\u00e1ticas a trav\u00e9s de cualquier canal tambi\u00e9n permite a la empresa recopilar el historial de los principales sucesos. Con esto, es posible mejorar siempre las respuestas y ganar m\u00e1s agilidad a medida que la automatizaci\u00f3n se vuelve m\u00e1s eficiente en el recurso al que se aplic\u00f3.<\/p>\n\n\n\n Flujos operativos<\/p>\n\n\n\n Los flujos de trabajo del equipo se pueden optimizar pensando en pasos de la rutina operativa que se pueden eliminar para aumentar la productividad. Es muy com\u00fan recordar procesos de automatizaci\u00f3n industrial en la producci\u00f3n de bienes de consumo, pero tambi\u00e9n podemos pensar en rutinas de oficina.<\/p>\n\n\n\n Un ejemplo es la emisi\u00f3n de facturas, existen sistemas que realizan esta funci\u00f3n y ahorran tiempo al departamento de finanzas. Tambi\u00e9n podemos considerar facilitar la rutina del equipo comercial con acciones como automatizar la recogida de pedidos y preparar presupuestos, por ejemplo.<\/p>\n\n\n\n Rutinas de respaldo<\/p>\n\n\n\n Las empresas invierten cada d\u00eda m\u00e1s en la gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n, ya que el conocimiento de la empresa y el f\u00e1cil acceso a datos estrat\u00e9gicos es un activo importante para la toma de decisiones. La automatizaci\u00f3n de las copias de seguridad, que se puede realizar en la computaci\u00f3n en la nube, garantiza la seguridad y recuperaci\u00f3n de los datos, si es necesario.<\/p>\n\n\n\n Protecci\u00f3n de Datos<\/p>\n\n\n\n La automatizaci\u00f3n puede ser muy \u00fatil para la seguridad de la informaci\u00f3n al proteger los materiales de la empresa, ya que permite monitorear el acceso a la base de datos, as\u00ed como permitirlo o restringirlo a los empleados. Con este proceso se logra garantizar la integridad y seguridad del conocimiento de la organizaci\u00f3n, as\u00ed como actuar en caso de crisis.<\/p>\n\n\n\n Gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n<\/p>\n\n\n\n El software de inteligencia empresarial ayuda a gestionar el gran volumen de datos que tienen las organizaciones y automatiza la producci\u00f3n de informes. Organizan el conocimiento en informes y gr\u00e1ficos para paneles de control, de modo que los ejecutivos puedan acceder a la informaci\u00f3n r\u00e1pidamente y asimilarla objetivamente, sin perder tiempo buscando lo que necesitan en materiales dispersos o no est\u00e1ndar.<\/p>\n\n\n\n Es interesante analizar qu\u00e9 sistemas de la empresa se pueden integrar y c\u00f3mo se puede estandarizar y unificar la informaci\u00f3n, todo lo cual puede eliminar pasos innecesarios en el flujo de trabajo de los equipos. El gobierno del dato de la organizaci\u00f3n se apoya en recursos tecnol\u00f3gicos para que la productividad y la agilidad de los procesos sean siempre prioridades. Resultados del seguimiento.<\/p>\n\n\n\n Al recopilar y almacenar datos, es posible monitorear las m\u00e9tricas y KPI de todos los sectores de la organizaci\u00f3n, as\u00ed como el progreso de sus objetivos estrat\u00e9gicos. La tecnolog\u00eda permite monitorear estos indicadores en tiempo real de manera simplificada a trav\u00e9s de la informaci\u00f3n ingresada diariamente a los sistemas, permitiendo corregir acciones t\u00e1cticas y estrat\u00e9gicas que no salen como se esperaba.<\/p>\n\n\n\n 2 \u2013 Identificar tareas repetitivas<\/strong><\/p>\n\n\n\n Luego de mapear todos los servicios de la empresa en los que est\u00e1 involucrada el \u00e1rea de tecnolog\u00eda, llega el momento de analizarlos individualmente para identificar qu\u00e9 se puede optimizar. Casi todas las tareas repetitivas y muchas situaciones que suceden constantemente se pueden automatizar.<\/p>\n\n\n\n 3 \u2013 Conozca el software<\/strong><\/p>\n\n\n\n Llegados a este punto, es interesante conocer las posibilidades de un software que pueda ayudar en la automatizaci\u00f3n de las rutinas de las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n, invertir en sistemas adecuados y, si es necesario, en una consultor\u00eda especializada en su implementaci\u00f3n, traer\u00e1 muchas ganancias a la empresa. Algunos ejemplos de software, Selenium, Terraform, Ansible, Chef, entre otros.<\/p>\n\n\n\n 4 \u2013 Involucrar a los equipos<\/strong><\/p>\n\n\n\n Cuando finaliza la fase de planificaci\u00f3n y comienza la implementaci\u00f3n de sistemas y procesos de automatizaci\u00f3n, llega el momento de formar a los equipos sobre c\u00f3mo utilizar las nuevas funcionalidades. Es importante que los representantes de todas las \u00e1reas proporcionen detalles sobre sus rutinas para que puedan pensarse en secuencias l\u00f3gicas y automatizadas.<\/p>\n\n\n\n Es muy f\u00e1cil involucrar a los equipos, ya que todos ganan en tiempo y resultados con la optimizaci\u00f3n de los procesos, pero cualquier novedad puede generar desconfianza. Una forma de fomentar la participaci\u00f3n de todos es comunicar los beneficios obtenidos de este trabajo, como una mayor productividad y una mejor calidad de entrega.<\/p>\n\n\n\n Otro beneficio es el ahorro de tiempo para centrarse en asuntos m\u00e1s estrat\u00e9gicos, ya que las tareas rutinarias m\u00e1s burocr\u00e1ticas y mec\u00e1nicas son asumidas por las computadoras. Los equipos deben seguir los procesos para monitorearlos e intervenir en los pasos donde se deben realizar acciones manuales.<\/p>\n\n\n\n Finalmente, a\u00fan hablando de equipos, es importante pensar en los roles que asumir\u00e1n los profesionales de las tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n durante este proceso de an\u00e1lisis, implementaci\u00f3n y seguimiento de la automatizaci\u00f3n de procesos. Es necesario analizar los antecedentes del equipo y valorar la necesidad de contratar profesionales especializados para acertar en las primeras etapas.<\/p>\n\n\n\n 5 \u2013 Monitorear y mejorar<\/strong><\/p>\n\n\n\n Una vez que la empresa se adhiere a procesos automatizados, es necesario, como en cualquier planificaci\u00f3n, monitorear y monitorear los resultados. Aunque la optimizaci\u00f3n de rutina reduce los errores, puede haber puntos que se pueden mejorar o agregar al programa, lo que significa que este es un proceso continuo.<\/p>\n\n\n\n Es fundamental pensar en automatizar las rutinas tecnol\u00f3gicas para que los ejecutivos no pierdan tiempo con tareas burocr\u00e1ticas y permanezcan m\u00e1s enfocados en la estrategia empresarial, incluidos los del \u00e1rea de TI. Ahora que conoces los principales pasos para agilizar los procesos de tu organizaci\u00f3n, es momento de comenzar a planificar, trazando lo que se puede optimizar y, como resultado, ganar m\u00e1s competitividad en tu segmento.<\/p>\n\n\n\n \u00bfNecesitas soporte para automatizar los procesos de tu empresa? Somos una empresa especializada en tecnolog\u00edas de la informaci\u00f3n, conoce nuestra soluciones<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Este contenido fue producido por el equipo de Integrity-UX, una empresa de consultor\u00eda de TI especializada en infraestructura, nube, seguridad y continuidad del negocio para empresas medianas y grandes.<\/p>\n\n\n